Doküman Yönetim Sistemi
Kolay Keşfedilebilir
Daha Hızlı Aranabilir
Daha Güvenli Paylaşılabilir
Doküman Yönetim Sistemi Nasıl Çalışır?
Adım 1
Doküman Girişi
Kullanıcı dokümanları sisteme manuel olarak yükler. Alternatif olarak sistem, dokümanları e-postadan ve/veya diğer platformlardan otomatik olarak bulur.
Adım 2
Yapay Zekâ ile Akıllı Analiz
Sistem dokümanı analiz eder, doküman için en uygun kategoriyi seçer ve dokümanın içindeki metinleri tanımlayarak daha sonra kullanıcılar tarafından aranabilir hâle getirir.
Adım 3
Erişime Hazır
Dokümanlar sistem üzerinden kolayca bulunabilir, aranabilir, görüntülenebilir ve paylaşılabilir hâle gelir.
Mevcut Sorunlar
Hukuk büroları gibi yüzlerce veya binlerce dokümanla çalışan kurumlar, bir doküman yönetim sistemi kullanmadıklarında aşağıdaki sorunlarla karşılaşır:
Farklı Sistemlerde Bulunan Dokümanlar
Her çalışan dokümanları kendi bilgisayarında sakladığı için, ihtiyaç duyulduğunda istenen dokümanlara erişmek zorlaşır.
Uzun Dokümanlar İçinde İstenen Bilgiyi Bulamama
Uzun dokümanlar içinde bilgi bulmak, sayfa sayfa okumayı gerektirir. Çoğu zaman okuyucu aradığı bilgiyi kaçırır.
Aynı Dokümanın Farklı Sürümlerinin Karıştırılması
Farklı kişiler aynı doküman üzerinde çalışıyorsa, dokümanın güncel sürümünü bulmak zordur.
Zor İşbirliği
Paylaşım ve işbirliği zordur ve not almak mümkün değildir.
Çözüm
Tek Merkez
Tüm dokümanları tek bir yerde toplar ve kaybolmayı önler.
Hızlı Erişim
Hızlı arama ve erişim sağlar.
Sürüm Kontrolü
En güncel dokümanı garanti eder. Dokümanda yapılan her değişiklik kaydedilir ve dokümanın eski sürümleri kolayca geri yüklenebilir.
Kolay İşbirliği
Paylaşım ve yorum ekleme yoluyla işbirliğini kolaylaştırır.
Temel Özellikler
- Tek Platform: Tüm şirket dokümanları tek bir dijital platformda düzenli ve güvenli biçimde saklanır.
- Gelişmiş Arama: Doküman içeriği ve bilgilerine dayalı olarak hızlı aramalar yapılabilir.
- Doküman Sürümleri: Dokümanda yapılan her değişiklik kaydedilir ve önceki sürümler kolayca geri yüklenebilir.
- Doküman Paylaşımı: Dokümanlar, kurum içindeki veya dışındaki kişilerle güvenli biçimde paylaşılabilir.
- Not ve Yorum Ekleme: Aynı doküman üzerinde çalışan kişiler, süreci daha pratik biçimde ve tek bir platform üzerinden yönetmek için açıklamaları ve notları doğrudan doküman içine ekleyebilir.