Dokumentenmanagement-System
Leicht auffindbar
Schneller durchsuchbar
Sicherer teilbar
Wie funktioniert das Dokumentenmanagement-System?
Schritt 1
Dokumenteneingabe
Der Benutzer lädt Dokumente manuell in das System hoch. Alternativ findet das System automatisch Dokumente aus E-Mails und/oder anderen Plattformen.
Schritt 2
Intelligente Analyse mit künstlicher Intelligenz
Das System analysiert das Dokument, wählt die am besten geeignete Kategorie für das Dokument aus und identifiziert die Texte im Dokument, damit sie später von Benutzern durchsucht werden können.
Schritt 3
Bereit für den Zugriff
Dokumente werden über das System leicht auffindbar, durchsuchbar, einsehbar und teilbar.
Aktuelle Probleme
Institutionen, die mit Hunderten oder Tausenden von Dokumenten arbeiten, wie zum Beispiel Anwaltskanzleien, stoßen auf folgende Probleme, wenn sie kein Dokumentenmanagement-System verwenden:
Dokumente in verschiedenen Systemen
Da jeder Mitarbeiter Dokumente auf seinem eigenen Computer speichert, ist es schwierig, bei Bedarf auf die gewünschten Dokumente zuzugreifen.
Unfähigkeit, gewünschte Informationen in langen Dokumenten zu finden
Das Auffinden von Informationen in langen Dokumenten erfordert ein seitenweises Lesen. Meistens übersieht der Leser die gesuchten Informationen.
Verwechslung verschiedener Versionen desselben Dokuments
Wenn verschiedene Personen am selben Dokument arbeiten, ist es schwierig, die aktuelle Version des Dokuments zu finden.
Schwierige Zusammenarbeit
Das Teilen und die Zusammenarbeit sind schwierig, und es ist nicht möglich, Notizen zu machen.
Lösung
Zentraler Hub
Sammelt alle Dokumente an einem Ort und verhindert Verluste.
Schneller Zugriff
Ermöglicht schnelle Suche und Zugriff.
Versionskontrolle
Garantiert das neueste Dokument. Jede Änderung am Dokument wird aufgezeichnet, und ältere Versionen des Dokuments können leicht wiederhergestellt werden.
Einfache Zusammenarbeit
Erleichtert die Zusammenarbeit durch Teilen und Hinzufügen von Kommentaren.
Wichtige Funktionen
- Einzige Plattform: Alle Unternehmensdokumente werden ordentlich und sicher auf einer einzigen digitalen Plattform gespeichert.
- Erweiterte Suche: Schnelle Suchen können basierend auf Dokumenteninhalt und -informationen durchgeführt werden.
- Dokumentenversionen: Jede Änderung am Dokument wird aufgezeichnet, und frühere Versionen können leicht wiederhergestellt werden.
- Dokumentenfreigabe: Dokumente können sicher mit Personen innerhalb oder außerhalb der Organisation geteilt werden.
- Notizen und Kommentare hinzufügen: Personen, die am selben Dokument arbeiten, können Erklärungen und Notizen direkt im Dokument hinzufügen, um den Prozess praktischer und von einer einzigen Plattform aus zu verwalten.